Domenica 31 marzo è la giornata mondiale dedicata ai backup (Backup day). Come agenzia di comunicazione integrata prendiamo in seria considerazione i dati dei nostri clienti, sia per quanto riguarda la privacy, ma soprattutto per quanto riguarda la sicurezza. Ho già affrontato un argomento simile in un post del blog di Kenitte Progettare, sviluppare e archiviare e in questo post affrontavo questioni legate all’archiviazione dei progetti su cui lavoriamo, che dopo qualche anno potrebbero non essere più accessibili, per diverse ragioni.
Oltre ad archiviare i file in modo corretto, c’è anche un aspetto molto importante, i file dei progetti vanno salvati in posti diversi per evitare problemi a breve termine. Ci sono varie ragioni per cui è necessario gestire correttamente i backup dei file e prima tra tutte, tra questioni legate alla vita quotidiana, è la possibilità di trovare una versione precedente di un file che per errore è stato sovrascritto o a cui sono state fatte modifiche che non vanno più bene o che portano in una direzione che non è più percorribile. Avere un backup istantaneo e soprattutto un sistema di versioning dei file può essere una salvezza.
In agenzia abbiamo più di un sistema di backup a seconda del tipo di file e progetto che gestiamo. Per file dei progetti di comunicazione, che di solito sono anche quelli che hanno un peso maggiore in termini di spazio occupato sul disco, utilizziamo da tanti anni una soluzione basata su un repository di backup istantaneo, dotato di versioning automatico di ogni singolo file e una copia giornaliera automatica su un altro dispositivo. Per finire, conserviamo una ulteriore terza copia su un altro repository. Usiamo NAS Synology e Western Digital. I NAS Synology hanno software che in assoluto ci hanno risolto non poche situazioni spiacevoli che sono capitate per un errore umano o per disastri dovuti ad hard disk difettosi. Purtroppo, in passato, alcuni dati sono andati perduti, ma devo dire che da quando abbiamo introdotto i NAS Synology e usiamo i software di backup inclusi nel sistema, i dati sono realmente al sicuro e abbiamo anche accesso a versioni precedenti dei file e a backup aggiuntivi, il tutto in modo assolutamente automatico.
Che cosa è un NAS
Un NAS è un dispositivo di rete che ha al suo interno una serie di dischi rigidi ed è preposto alla gestione di grandi volumi di file. Per un’agenzia di comunicazione, come quella che dirigo e che lavora tutti i giorni con file anche molto grandi, avere un NAS in rete permette di caricare istantaneamente i file appena salvati, anche se si tratta di file video da molti gigabyte.
Una soluzione in cloud (una specie di NAS, ma on-line, fuori dalla sede fisica), di solito, non permette di avere la stessa velocità di caricamento, perché la rete internet è più lenta (in upload) della rete interna. Tuttavia, il NAS può anche occuparsi di caricare (con tutta calma) i file in un repository in cloud per avere una ulteriore copia di sicurezza e delocalizzata. La sicurezza dei file è rispettata: mentre si aspetta l’upload, infatti, il NAS ha già effettuato la prima copia del file. Il software compreso con i NAS Synology, tra le altre cose, gestisce più copie dello stesso file, con varie versioni create ad ogni salvataggio. I nostri NAS, inoltre, hanno dischi ridondati, così un file viene scritto su un disco e una copia viene automaticamente scritta su un altro disco. In questo modo, abbiamo in realtà istantaneamente 3 copie dello stesso file (1 sul computer che lo ha prodotto, 2 sul NAS, una poi va on-line e infine, ulteriori copie vengono distribuite su tutti i computer che lavorano sulla cartella condivisa del NAS). Insomma, perdere i file è piuttosto difficile. Ma comunque non impossibile.
Che cosa è il versioning di un file
Quando un utente salva un file sul suo computer, il software incluso con il NAS e installato sul client, si occupa di inviare il file appena salvato al NAS. Qui il file viene archiviato con una data e un’orario precisi e il riferimento al computer che l’ha modificato. In questo modo è possibile scaricare una copia del file salvato in uno specifico momento, così da tronare indietro nel tempo. Questa soluzione è totalmente automatica, tuttavia esistono anche sistemi di versioning più strutturati che oltre al semplice versioning, permettono di evitare i conflitti di versioni tra più collaboratori. In realtà il software Synology Drive è abbastanza completo, perché crea una copia dei file con problemi di conflitti di versioni e segnala all'autore la problematica.
In passato abbiamo usato Adobe Version Cue (ormai abbandonato da Adobe) e Subversion, ma bisognava ricordarsi di prendere il file da modificare sul server e poi riconsegnarlo. Il vantaggio era che una volta preso il file dal server, nessuno aveva accesso al file e riconsegnandolo era possibile inserire una nota alla nuova versione. Ma, soprattutto tra i creativi, questa metodologia era assolutamente inapplicabile e i file non erano mai in ordine. Inoltre, erano più le volte che il sistema si bloccava e bisognava estrarre i file che quelle in cui tutto andava per il verso giusto. Con Synology Drive, non abbiamo mai avuto problemi e lavoriamo in tanti, in mobilità e da sedi diverse.
Altri backup e archivio
Per la gestione degli ulteriori backup di sicurezza, ci affidiamo a software come Beyond Compare e Windows Backup e usiamo dischi esterni e NAS Western Digital (che per la verità hanno parecchi anni alle spalle) per avere la giusta ridondanza dei dati su più dispositivi e luoghi diversi.
Oggi come oggi, si può tranquillamente fare affidamento a più NAS Synology collegati tra loro che potrebbero creare in automatico tutte le copie aggiuntive necessarie, ma questo richiede un nuovo investimento che per ora, non abbiamo necessità di fare.
Nei NAS Western digital, poi abbiamo l’archivio completo di tutti i progetti chiusi che non usiamo più, ma che in questi ultimi mesi sono oggetto di un salto nel passato, perché stiamo preparando le case history per documentare le attività di CRG Net prima, Poi Peja Design e oggi Kenitte, le agenzie per cui ho lavorato nei miei ultimi 25 anni di attività.
Conclusioni
Questa non è sicuramente la soluzione migliore, più performante o “definitiva”, ma è quella che da una decina di anni ha dato i risultati migliori e ci ha fatto perdere veramente pochi file (e al 100% per errori umani) e soprattutto quella più comoda con flussi di lavoro diversi come quelli che gestiamo in Kenitte, che è una realtà diversificata per la sua natura nomade e legata ad attività anche molto diverse tra loro come lo sono la comunicazione aziendale, la produzione di contenuti per i social network, lo sviluppo web e gli eventi. Ognuna di queste attività hanno necessità molto diverse proprio in relazione alla gestione dei file e questo richiede una certa flessibilità anche nella gestione degli archivi e dei backup e quella che usiamo funziona bene con il nostro flusso di lavoro misto. Detto questo, vado ad organizzare i backup straordinari di Pasqua.
Buon Backup Day a tutti.
